Al centro del processo di cambiamento ed innovazione che sta caratterizzando questi ultimi anni, è ormai chiaro il ruolo chiave delle attività di dematerializzazione, che rispondono ad esigenze di integrazione ed ottimizzazione dei processi, dai quali riemergono risorse “sommerse” da reinvestire in competitività. La Pubblica Amministrazione in particolare assume un ruolo fondamentale nella spinta alla dematerializzazione dei processi, con conseguente aumento della competitività del sistema Paese e sostegno al mercato finanziario; ciò è dovuto agli stretti legami che essa intrattiene con le aziende e i cittadini nonché dal gran numero di incassi e pagamenti che la coinvolgono.
La fatturazione elettronica deve essere pertanto considerata una grande opportunità, sia per le imprese sia per la Pubblica amministrazione, e non già un problema di conformità alla normativa fiscale.
Il processo di ammodernamento della Pubblica amministrazione ha raggiunto un altro importante traguardo: dopo le PA Centrali, nei confronti delle quali l’obbligo di fatturazione elettronica è ormai in vigore dallo scorso 6 giugno 2014, è ora la volta di quelle Locali per le quali, invece, lo sarà a partire dal 31 marzo prossimo.
Sino ad oggi, con il coinvolgimento delle sole PA Centrali, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate ha già ricevuto e trasmesso oltre 2,2 milioni di fatture elettroniche, senza evidenziare significativi problemi tecnici, con una percentuale di fatture scartate (pari a circa il 16%, nel mese di gennaio) dovuta prevalentemente a errori formali nella predisposizione dei documenti, dimostrando che inviare e gestire una fattura elettronica non è un processo complesso anche se necessita sicuramente di un adattamento iniziale da parte degli operatori e della PA.
Per rispondere all’obbligo di fatturazione elettronica sia le imprese che le Pubbliche amministrazioni devono dotarsi di apposite soluzioni software per la predisposizione delle fatture con applicazione della firma digitale e l’invio al Sistema di Interscambio, anche ricorrendo ad intermediari abilitati.
Il ruolo degli intermediari è in particolare riconosciuto dall’art. 5 del Dm n. 55/2013, il quale stabilisce che gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica, mantenendo tuttavia «inalterate le responsabilità fiscali dell’ente emittente la fattura nei confronti delle PA». Sono considerati intermediari i soggetti giuridici anche diversi dalle persone fisiche, tra cui possono figurare anche le Pubbliche amministrazioni quali intermediarie di altre pubbliche amministrazioni, sempre previo accordo.
In tale contesto l’industria bancaria italiana, sulla scorta della propria esperienza decennale nella creazione di servizi on line sia nel mono che nel multi-banca, si è mossa già da anni per favorire la dematerializzazione dei processi amministrativo-logistico-finanziari di imprese e PA, sviluppando servizi a valore aggiunto nell’ambito della cosiddetta financial value chian.
Imprese e Pubbliche amministrazioni possono pertanto avvalersi delle soluzioni offerte dagli Istituti Finanziari per interfacciarsi direttamente con il Sistema di Interscambio per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica.
In relazione a ciò il Consorzio CBI (www.cbi-org.eu), la cui rete interoperabile collega attualmente oltre 580 Istituti Finanziari e circa un milione di imprese, ha implementato già da dicembre 2013 la funzione CBI “Fattura PA” che consente a ciascun Istituto Finanziario Consorziato di colloquiare con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per l’invio di Fatture Elettroniche per conto dei propri clienti aziende creditrici e la ricezione di fatture elettroniche per conto delle proprie clienti Pubbliche amministrazioni debitrici.
A tale funzione l’impresa, di concerto con l’intermediario, potrà associare servizi di pagamento, anticipo e rendicontazione, ma anche servizi più peculiari, e gestiti nella tratta competitiva, di conservazione a norma, di gestione dello scadenzario e delle dispute, che abilitano la riconciliazione automatica e la più completa digitalizzazione dei processi interni.
Ciò comporterà risparmi elevati, tra i quali meramente a titolo esemplificativo, quelli generati dalla riduzione delle attività human based a basso valore aggiunto (es. riduzione dei tempi, dei costi e delle risorse impiegati per la ricezione, registrazione, archiviazione delle fatture oltre che per la gestione documentale, per la ricerca e consultazione dei documenti); dall’eliminazione degli spazi per la conservazione delle fatture cartacee; dalla riduzione delle dispute legate ai ritardi e disguidi docuti all’invio tradizionale delle fatture; dall’eliminazione dei costi postali; dal collegamento ai sistemi di pagamento e di gestione delle fatture, che genera altresì una migliore gestione dei flussi di cassa; dall’assoluta trasparenza del processo di fatturazione.
Parimenti l’Istituto Finanziario può operare da intermediario di “secondo livello” (alla stregua dei pagamenti F24), e pertanto l’impresa può affidarsi a commercialisti ed altri intermediari abilitati che potranno o meno avvalersi del servizio “Fattura PA” per la veicolazione della fatturazione elettronica.
Il professionista può supportare il Fornitore nell’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa sulla fatturazione elettronica, offrendo tra gli altri servizi, l’emissione della fattura nel formato PA, la veicolazione al sistema di interscambio, la consulenza organizzativa e contrattuale, la conservazione sostitutiva, la formazione ed altro ancora. D’altro canto, il professionista può contare sul supporto dell’Istituto Finanziario per offrire al proprio cliente, sulla base di servizi competitivi, il data entry/upload fatture nel formato PA, le soluzioni di firma digitale, l’inoltro della fattura al Sistema di Interscambio, la conservazione sostitutiva, la riconciliazione pagamenti, la certificazione del credito e l’anticipo/cessione del medesimo ed altro ancora.
Ciò a conferma dell’impegno che l’Industria Finanziaria sta mettendo in campo per contribuire in maniera fattiva alla modernizzazione e all’efficientamento dell’intero Sistema Paese.
Con questo ulteriore passaggio i numeri e i volumi sulla fattura elettronica sono sicuramente destinati a crescere in modo notevole. Il prossimo passo si auspica possa essere quello di un’adozione diffusa della fattura elettronica anche tra privati (mercato business-to-business), fungendo da volano per i processi di dematerializzazione e digitalizzazione dell’intero ciclo ordine, fatturazione e pagamento.
